Tugas & Fungsi
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi UIN STS Jambi
Atasan PPID
Tugas:
Melakukan pembinaan dan memberikan arahan dalam hal pelayanan informasi publik di lingkungan UIN STS Jambi.
Fungsi:
Melakukan pembinaan pengelolaan dan pelayanan informasi dari seluruh unit kerja;
Memberikan arahan kepada PPID dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi;
Memberikan arahan terhadap kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
Mewakili UIN STS Jambi dalam sengketa informasi publik;
Memberikan persetujuan kepada PPID atas informasi dan dokumentasi yang dapat diakses atau diberikan kepada Pemohon Informasi;
Memberikan rekomendasi kepada PPID atas hasil uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan;
Menerima keberatan atas penolakan permohonan informasi publik;
Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
Memberikan persetujuan atas pertimbangan PPID terkait dengan kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak Pemohon Informasi.
PPID
Tugas:
Mengoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan UIN STS Jambi.
Fungsi:
Menyusun dan melaksanakan kebijakan layanan Informasi Publik;
Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan layanan Informasi Publik;
Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik;
Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan dokumen Informasi Publik dari PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik;
Melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik;
Menentukan Informasi Publik yang dapat diakses publik dan layak untuk dipublikasikan;
Melakukan pengujian tentang konsekuens atas Informasi Publik yang akan dikecualikan;
Melakukan pengelolaan, pemeliharaan, dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik;
Menyediakan Informasi Publik secara efektif dan efisien agar mudah diakses oleh publik; dan
Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi.
Tim Pertimbangan PPID
Tugas:
Membantu PPID dalam merumuskan pertimbangan tertulis, Daftar Informasi Publik, dan Informasi yang dikecualikan.
Fungsi:
Memberikan pertimbangan hukum atas permohonan informasi tertentu.
Melakukan analisis terhadap informasi yang berpotensi dikecualikan.
Melaksanakan uji konsekuensi sesuai peraturan perundang-undangan.
Memberikan rekomendasi tertulis terkait pemberian atau penolakan informasi.
Menilai risiko hukum, administratif, dan kelembagaan atas keterbukaan informasi.
Memberikan masukan dalam penyusunan kebijakan layanan informasi publik.
Mendukung Ketua PPID dalam penyelesaian sengketa informasi.
Menjadi narasumber internal terkait regulasi keterbukaan informasi publik.
PPID Pelaksana
Tugas:
Melaksanakan pengelolaan informasi, dokumentasi arsip, pelayanan informasi, serta pelayanan dan penyelesaian sengketa informasi pada unit kerja masing-masing.
Fungsi:
membantu Ketua PPID melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya;
melaksanakan kebijakan teknis layanan Informasi Publik yang telah ditetapkan PPID;
mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik;
mengumpulkan dokumen Informasi Publik dari Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik;
membantu PPID melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik;
membantu membuat, mengelola, memelihara, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik; dan
menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan Informasi Publik agar mudah diakses oleh publik.
Bidang Pengelolaan Informasi dan Data
Tugas:
Menyediakan dan mengolah data yang akan disajikan sebagai informasi publik, melakukan klasifikasi jenis informasi, dan mendokumentasikan informasi yang telah dikuasai.
Fungsi:
Menghimpun informasi publik dari fakultas, pascasarjana, biro, lembaga, dan UPT.
Menyusun dan memperbarui Daftar Informasi Publik (DIP) tingkat universitas.
Melakukan klasifikasi informasi terbuka dan informasi dikecualikan.
Menyusun informasi berkala, serta-merta, dan setiap saat.
Memverifikasi validitas data bersama unit pemilik informasi.
Menyiapkan bahan jawaban permohonan informasi publik.
Melaksanakan uji konsekuensi awal sebelum pembahasan Tim Pertimbangan.
Mengelola statistik permohonan informasi publik universitas.
Mengintegrasikan data dengan unit perencanaan dan pelaporan institusi.
Mendukung penyusunan laporan layanan informasi publik tahunan.
Bidang Dokumentasi dan Administarasi
Tugas:
Melaksanakan pendokumentasian dan administrasi informasi publik sesuai dengan mekanisme dan standar pelayanan yang ditetapkan.
Fungsi:
Mengelola administrasi layanan informasi publik UIN STS Jambi.
Mencatat permohonan informasi dalam register layanan.
Mengarsipkan permohonan, jawaban, dan keberatan secara sistematis.
Mengelola disposisi permohonan ke unit kerja terkait.
Menyiapkan konsep surat jawaban informasi publik.
Menyiapkan administrasi uji konsekuensi dan rapat PPID.
Menyusun rekap layanan informasi bulanan dan semesteran.
Menyiapkan bahan laporan tahunan PPID.
Menjaga standar pengarsipan sesuai kaidah kearsipan.
Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa
Tugas:
Melakukan advokasi dan mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi publik.
Fungsi:
Menerima dan meregistrasi keberatan pemohon informasi.
Melakukan telaah administrasi dan substansi keberatan.
Menyusun kronologi dan telaah kasus informasi publik.
Menyiapkan konsep tanggapan keberatan Atasan PPID.
Memfasilitasi mediasi sengketa informasi publik.
Menyiapkan dokumen persidangan Komisi Informasi.
Berkoordinasi dengan bagian hukum dan Tim Pertimbangan.
Memonitor pelaksanaan putusan Komisi Informasi.
Mengarsipkan seluruh dokumen sengketa informasi.
Menyusun laporan penanganan keberatan dan sengketa.
Bidang Pengelolaan Website
Tugas:
Melakukan advokasi dan mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi publik.
Fungsi:
Mengelola portal website resmi PPID UIN STS Jambi.
Memublikasikan informasi berkala dan serta-merta secara daring.
Mengelola menu Daftar Informasi Publik (DIP) digital.
Menyediakan layanan permohonan informasi online.
Mengintegrasikan layanan dengan sistem SPBE kampus.
Melakukan pembaruan konten informasi secara rutin.
Menjamin keamanan dan ketersediaan sistem informasi publik.
Mengelola statistik pengunjung dan permohonan online.
Mendukung digitalisasi arsip informasi publik.